L'essentiel : pour une mairie, un achat suit toujours le même circuit : un devis, un bon de commande signé par le maire (ou son délégataire), la livraison et le constat du service fait, la facture reçue sur Chorus Pro, puis le mandatement et le virement par la trésorerie, dans un délai maximal de 30 jours. Le maire ordonne, la trésorerie paie : personne d'autre ne peut sortir l'argent.
Vous venez de prendre un poste de secrétaire de mairie, ou vous êtes élu et la commande de mobilier attend depuis trois semaines ? Le circuit d'achat d'une commune paraît opaque tant qu'on ne sait pas qui fait quoi. Une fois les rôles posés, tout devient mécanique. Voici le déroulé complet, côté mairie.
Qui fait quoi dans la mairie
Trois rôles structurent toute dépense communale.
Le maire est l'ordonnateur : lui seul engage les dépenses et donne l'ordre de payer. Il peut déléguer sa signature à un adjoint ou aux services, mais l'engagement reste de son ressort.
Le secrétariat de mairie prépare : il monte le dossier, vérifie que les crédits sont disponibles au budget, émet le bon de commande, saisit l'engagement et, plus tard, le mandat.
La trésorerie paie : le comptable public (aujourd'hui le service de gestion comptable dont dépend la commune) contrôle la régularité de la dépense et exécute le virement. C'est la séparation de l'ordonnateur et du comptable, le principe qui structure toute la comptabilité publique : celui qui commande n'est jamais celui qui paie. Le mécanisme complet est expliqué dans notre guide du mandat administratif.
Le circuit d'une commande, de la demande au virement
- Le besoin est chiffré par un devis au nom de la commune. Demandez-le d'emblée avec le SIRET de la mairie : il servira tel quel pour l'engagement.
- La dépense est engagée : le secrétariat vérifie les crédits disponibles sur la bonne ligne budgétaire et enregistre l'engagement, avec son numéro. Cette référence suivra le dossier jusqu'au paiement.
- Le bon de commande part, signé par le maire ou son délégataire. C'est lui qui rend la commande juridiquement valable : un accord oral ou un simple email n'engage pas la commune.
- La livraison arrive et le service fait est constaté : on vérifie que ce qui est livré correspond à ce qui est commandé. Sans service fait, pas de paiement.
- La facture arrive sur Chorus Pro, le portail de facturation du secteur public, avec le SIRET de la commune, le code service et le numéro d'engagement.
- Le mandatement clôt le circuit : le mandat est transmis à la trésorerie, qui contrôle et vire. Le délai réglementaire total est de 30 jours à réception de la facture : 20 jours pour la mairie, 10 pour le comptable.
Les pièges qui retardent les paiements
En tant que fournisseur de plus de 800 écoles et de leurs mairies, nous avons vu le circuit des deux côtés, et les retards viennent presque toujours des mêmes détails. Une facture déposée sans le bon code service ou sans numéro d'engagement est rejetée sur Chorus Pro, et le délai repart de zéro : notre première facture publique a mis 8 mois à être payée, pour ce motif exactement.
Le remède tient en une ligne : donnez au fournisseur, dès le bon de commande, les trois références dont sa facture aura besoin (SIRET de la commune, code service, numéro d'engagement). Un fournisseur bien renseigné, c'est une facture acceptée du premier coup et un dossier soldé en un mois.
Autre source de friction : les fournisseurs qui ne connaissent pas le circuit public et réclament un paiement à la commande. La règle du service fait l'interdit dans le cas général. Le plus simple est de travailler avec des fournisseurs qui acceptent le mandat administratif dès le départ.
Le cas des écoles de la commune
La commune a la charge du fonctionnement de ses écoles publiques : fournitures, mobilier, matériel pédagogique et informatique passent par le budget communal, sur le même circuit que les autres achats. Les directeurs centralisent les besoins et les transmettent à la mairie, qui émet les bons de commande.
Chez nos clients, les organisations gagnantes étaient toujours les mêmes : la mairie qui commande en une fois pour toutes ses écoles, avec un interlocuteur identifié au secrétariat. Le sujet a son guide dédié : Commander pour son école quand la mairie paie.
Où commander en ligne quand on est une mairie
Nul besoin de passer par une centrale d'achat pour les achats courants : en dessous de 60 000 € HT de besoin, le fournisseur se choisit librement (nous avons détaillé les seuils dans Acheter sans passer par l'UGAP).
La condition pratique, c'est que la boutique accepte le bon de commande administratif et le paiement après service fait. Cet annuaire recense précisément ces boutiques, avec leurs conditions vérifiées à la source : acompte, minimum de commande, dépôt Chorus Pro, délais de livraison. Cherchez un produit dans la barre de recherche ou parcourez les catégories depuis l'accueil, des fournitures de bureau au matériel informatique.
Vos questions sur les achats en mairie
Qui peut signer un bon de commande à la mairie ? Le maire, en qualité d'ordonnateur. Il peut déléguer sa signature, notamment à un adjoint ou au directeur général des services, par un arrêté de délégation. Sans délégation, la signature d'un agent n'engage pas la commune.
Une facture peut-elle être payée avant la livraison ? Dans le cas général, non : le paiement intervient après service fait. Quelques dépenses font exception et sont payables d'avance, comme certains abonnements, et des acomptes peuvent être prévus au contrat.
Peut-on payer les petites dépenses sans passer par tout le circuit ? Beaucoup de communes disposent d'une régie d'avances pour les menues dépenses, avec un régisseur habilité et un plafond fixé par arrêté. Le circuit du mandatement reste le droit commun pour tout le reste.
Que faire si un fournisseur refuse le mandat administratif ? S'il refuse le paiement après service fait, la commune ne peut en principe pas le payer d'avance. Le plus efficace est de trouver un fournisseur équivalent qui accepte le circuit public : c'est exactement ce que recense cet annuaire, catégorie par catégorie.
Sources : Question écrite au Sénat, signature par délégation d'un bon de commande · Article R2122-8 du code de la commande publique · Article L212-4 du code de l'éducation